Как правильно подготовиться к личной встрече с рекрутером или будущим руководителем, чтобы получить желаемую должность? Специально для BURO памятку подготовила Диана Зуева, основатель и генеральный директор профессиональной школы «Высшая лига бизнес-ассистентов», где обучают бизнес-ассистентов. Эта информация будет особенно полезна молодым специалистам и всем, кто начинает свой карьерный путь.

Диана Зуева

основатель и генеральный директор «Высшей Лиги Бизнес-Ассистентов», бизнес-ассистент

ПОДГОТОВКА КАК ВАЖНЫЙ ЭТАП

Собеседование – это не экзамен и не допрос, а шанс представить свой профессиональный опыт. Начните с представления — и найдите как можно больше информации о деятельности компании. В качестве источников хорошо использовать не только официальный сайт, но и поисковые системы, интервью с представителями. Обязательно изучите страницы организации в социальных сетях и используйте соответствующие хештеги. Это позволит оценить уровень ее публичной активности, понять ее миссию и ценности, а также определить, насколько они вам соответствуют.

Когда речь заходит о позиции бизнес-ассистента, рекомендуется собрать больше информации о потенциальном руководителе: изучите его публикации, выступления и интервью. Это позволит вам сформировать представление о его характере и подготовиться к возможным диалогам, особенно если руководитель будет участвовать в собеседовании.

Даже если компания является лидером рынка или имеет широкую известность, в сети можно найти список типичных вопросов для собеседования. Подготовка ответов на каждый из них поможет уменьшить нервное напряжение. Не стоит пренебрегать даже самыми распространенными вопросами, например, «Опишите ваши сильные и слабые стороны». Тогда вы сможете заранее определить три-пять ключевых качеств и подготовить конкретные примеры, подтверждающие их.

ПЕРВОЕ ВПЕЧАТЛЕНИЕ: НЕВЕРБАЛЬНЫЕ СИГНАЛЫ И ВНЕШНОСТЬ

Внешний вид имеет большое значение: люди, следящие за собой, аккуратные и осведомленные о последних тенденциях, часто получают конкурентное преимущество. При подготовке к первой встрече важно учитывать дресс-код компании. Такой подход будет воспринят как проявление уважения к установленным нормам и внимательности к мелочам.

Контроль невербальных сигналов также играет существенную роль в ходе собеседования.

• Безусловно, не всегда скрещенные на груди руки свидетельствуют о закрытости, но есть HR, которые готовы интерпретировать все позы буквально.

• Избегайте активной жестикуляции, подобное поведение может быть интерпретировано рекрутером как свидетельство чрезмерного волнения и неумения контролировать его. Безусловно, такая оценка не всегда справедлива, ведь люди, проявляющие искренний интерес, часто используют жесты для большей выразительности речи, однако рекомендуется сохранять самообладание.

• Бегающий взгляд нередко говорит о неуверенности в себе, а иногда и о том, что человек говорит неправду.

МАНЕРА ОБЩЕНИЯ И САМОПРЕЗЕНТАЦИЯ

При рассказывании о себе стремитесь к краткости и подкрепляйте свои слова фактами и обоснованиями. Не стоит прибегать к излишней скромности, поскольку ваша цель – выделиться среди претендентов на данную позицию. Предлагаем следующий план для эффективной самопрезентации:

• Представьтесь.

• Пожалуйста, опишите свою образовательную историю и любые успехи, полученные вами во время учебы, если таковые имеются. Добавьте сведения о предыдущем опыте работы и достижениях. Подчеркните реализованные проекты, используя глаголы действия, такие как «внедрил», «создал», «увеличил на X%» и «привлек X клиентов.

• Объясните, что привлекло в текущей вакансии и почему хотите развиваться именно здесь. Также отметьте несколько преимуществ, которые получит компания от сотрудничества с вами.

• При наличии подходящей возможности, поделитесь информацией о ваших личных успехах. В настоящее время многие работодатели поддерживают баланс между работой и личной жизнью, а также стремление к разностороннему развитию, что может положительно сказаться на вашей кандидатуре.

• По завершении выдержите небольшую паузу, проанализируйте реакцию и обязательно задайте уточняющий вопрос , необходимо ли вам получить более детальную информацию относительно какого-либо аспекта?»

Способность к ведению беседы и умение задавать вопросы

Во время собеседования кандидату рекомендуется задавать вопросы. Это позволит ему лучше понять, в какой команде он будет работать. Вот несколько примеров таких вопросов:

• «Какие качества и навыки должен иметь идеальный претендент на эту роль». Наличие четко определенных и подробных обязанностей продемонстрирует наличие конкретного набора задач для данной должности, в то время как неясное описание станет признаком неопределенности.

• «Какая наиболее увлекательная задача приходилась предыдущему сотруднику?». Это даст возможность оценить реальный объем работы и возможности для развития.

• «Как часто бывают переработки?». Этот вопрос позволит определить, насколько ответственно компания подходит к выполнению обязательств и возможно ли сотрудникам совмещать трудовую деятельность и личное время.

Неподходящие вопросы от соискателя, как и некорректные вопросы от HR-специалиста, затрагивают личные аспекты жизни.

КАК ДЕЙСТВОВАТЬ В СЛОЖНЫХ СИТУАЦИЯХ?

Для успешного проведения собеседования необходимо, чтобы обе стороны проявляли уважение и соблюдали установленные нормы делового поведения. Не стоит следовать указаниям HR-специалистов: если вопрос кажется вам неуместным, отвечать на него вы не обязаны. Я предпочитаю обсуждать вопросы, которые непосредственно относятся к занимаемой должности, взаимные выгоды и будущие возможности.

Иногда непрофессиональными бывают некоторые предложения или просьбы , исходящие от специалистов по подбору персонала или будущего руководителя, — а порой недопустимым кажется само их поведение. Ниже приведены примеры ситуаций, которые не следует считать приемлемыми:

предлагаю сделать фотографию, чтобы продемонстрировать вас начальству . Если вы не являетесь моделью или актером, подобное утверждение может показаться неуместным и не имеющим под собой оснований, и вы имеете право отказать в его предоставлении.

2. HR предлагает «проявить себя» в первый же день, но без оплаты . Здесь все предопределяется вашими задачами и уровнем подготовки.

3. Рекрутер постоянно отвлекается или прерывает рассказ. Вы имеете право указать на подобное поведение, поскольку собеседование требует вашего времени, и встреча была запланирована заранее.

Если итог встречи оказался положительным, выразите благодарность за приглашение и обсудите следующие действия. Если процедура отбора включает в себя тестовое задание, выясните сроки его выполнения, необходимый формат работы и узнайте, будет ли предоставлена обратная связь в случае отказа. Качественное резюме играет важную роль, однако ключевыми являются детали: уверенность, уважение к коллегам и коммуникабельность.