Сегодня о цифровой трансформации бизнеса не умолчит никто. После крупных компаний к ней стали серьезно подходить и средние предприятия, и речь идет не только об автоматизации отдельных бизнес-процессов (что уже давно реализовано), но и о существенной перестройке ИТ-инфраструктуры. Цифровая трансформация подразумевает нечто большее, чем просто создание сайта или мобильного приложения, внедрение чат-бота, CRM-системы и т.д.
Бесцельно запущенные ИТ-проекты часто становятся источником проблем для персонала и не способствуют решению ключевых задач: повышения эффективности работы и усиления конкурентных позиций компании. Для достижения этих целей необходимо трансформировать бизнес-структуру, что должно быть подкреплено технологической базой. Однако, этот процесс сопряжен с рядом трудностей.
Существует ряд причин, по которым ИТ-подразделения могут столкнуться с трудностями при реализации цифровой трансформации.
Наличие штатного ИТ-отдела, казалось бы, должно облегчить задачу: руководитель дает задание по цифровизации бизнеса, а специалисты находят способы его реализации. Однако, на практике, это не всегда приводит к ожидаемым результатам. Даже в случае, когда ИТ-подразделение способно определить цифровые инструменты, необходимые для развития компании, и понять, как их интегрировать в единую систему, у него может не оказаться необходимых компетенций.
Для выполнения различных этапов работ требуются разные специалисты, в том числе и обладающие узкой специализацией. Так, в текущем месяце необходимо обеспечить безопасную передачу данных между филиалами, в следующем – внедрить новый клиентский сервис, а в период между этими задачами решить проблему, возникшую в системе 1С. Каждая из этих задач предполагает наличие специфических навыков и знаний. Крупные организации могут содержать в штате узкопрофильных специалистов, однако для компаний среднего размера это является слишком дорогостоящим решением.
Наиболее эффективным решением является поиск необходимых навыков без найма узкоспециализированного сотрудника, то есть привлечение сторонней организации. Это может быть как полный аутсорсинг ИТ, так и приобретение отдельных ИТ-услуг для решения конкретной задачи.
Три ИТ-услуги для цифровой трансформации бизнеса
Теоретически, все указанные услуги может выполнить и внутренний ИТ-отдел, однако на практике штатным специалистам зачастую не хватает широкого опыта, необходимого для точного определения проблемных зон. Причина не в недостатке квалификации, а в том, что внешняя ИТ-компания имеет возможность приобретать опыт цифровой трансформации бизнеса с самого начала, анализировать различные варианты ИТ-архитектуры и осваивать их.
ИТ-аудит: спланировать и оценить риски
Хотя цифровые инструменты стали неотъемлемой частью любого бизнес-процесса, информационные технологии часто остаются для высшего руководства неясной областью. Обычно руководство осознает важность цифровизации, однако ему не хватает конкретных данных для эффективного планирования.
Комплексный ИТ-аудит предоставляет такие сведения. На его основе формируется отчет, в котором содержится описание текущего состояния ИТ-инфраструктуры, анализ потенциальных уязвимостей и причин возникновения сбоев, а также рекомендации по ее совершенствованию. Этот отчет служит мостом между управленческими решениями и ИТ-деятельностью. Он позволяет определить, какие цифровые инструменты необходимы бизнесу и целесообразно ли их внедрение без модернизации ИТ-инфраструктуры.
Оценка потенциальных рисков – один из ключевых этапов аудита. Например, внедрение новой CRM-системы и VoIP-телефонии для отдела продаж предполагает увеличение нагрузки на сервер, возраст которого составляет 6-7 лет. Хотя оборудование пока функционирует, возрастает вероятность сбоев и простоев. Этот ИТ-риск оказывает непосредственное влияние на бизнес-риски, такие как задержки в обработке заявок и нарушение рабочих коммуникаций. Не стоит сомневаться в том, как проблемы с клиентским сервисом могут отразиться на деятельности компании. Цель качественного ИТ-аудита – не только предоставить информацию о состоянии инфраструктуры, но и продемонстрировать, каким образом техническая составляющая может воздействовать на бизнес заказчика.
ВАЖНО: Внутренний ИТ-аудит может оказаться неэффективным, если его осуществляет штат компании. Прежде всего, сотрудники, скорее всего, не будут заинтересованы в обнаружении собственных ошибок или сложных для решения задач. В результате, слабые места, приводящие к потерям производительности и бюджета, не будут устранены. Кроме того, внутренним командам зачастую не хватает опыта для оценки поведения ИТ-системы в условиях повышенной нагрузки или кризиса. Внешние специалисты, напротив, могут опираться на опыт, полученный при работе с аналогичными процессами в других организациях.
Бесплатный экспресс-аудит часто предлагают ИТ-компании перед началом обслуживания инфраструктуры клиента. Однако, не следует ожидать от него таких же результатов, как от комплексного аудита, поскольку это разные процедуры, преследующие различные цели. Комплексная проверка, включающая подробные итоговые документы, прогнозы и описание рисков, не может быть бесплатной из-за привлечения высококвалифицированных специалистов и использования специализированных инструментов.
Обновление информационных технологий: определение потребностей компании
Результаты проведенного аудита позволяют оценить текущее состояние ИТ-инфраструктуры и выявить ее уязвимости. Однако, поддержание стабильной работы оборудования и программного обеспечения – это лишь часть задачи: цифровизация должна повышать эффективность бизнеса и усиливать его позиции на рынке. Для достижения этой цели необходимо соотнести итоги ИТ-аудита с планами развития компании, сформировав таким образом «дорожную карту». Разработка этой карты – дополнительная задача, которую часто выгоднее поручить сторонним специалистам, поскольку она требует специализированного опыта.
ИТ-инфраструктуру можно модернизировать, и этот процесс, как правило, состоит из трех этапов.
- Необходимо разработать и внедрить мероприятия, направленные на снижение рисков и решение существующих проблем, включая недостаточный уровень кибербезопасности, отсутствие резервного копирования данных, а также сбои и замедление работы бухгалтерского программного обеспечения.
- Предпринимаемые действия, направленные на рост компании и устранение постоянных трудностей.
- Ожидаемый итог ИТ-модернизации при реализации всех запланированных мероприятий.
Первая часть работы представляется более простой и понятной. Вторая же часть требует значительных затрат, но ее значимость трудно переоценить. Она охватывает вопросы, такие как внедрение цифровых инструментов для оптимизации бизнес-процессов или, например, масштабирование ИТ-инфраструктуры в связи с расширением бизнеса и переходом в онлайн.
Из-за пандемии и других глобальных событий, обеспечение стабильной работы в онлайн-режиме стало одной из приоритетных задач. Однако существуют определенные трудности, в том числе поиск подходящего оборудования и программного обеспечения в условиях импортозамещения, а также поддержание надежной работы при расширении ИТ-инфраструктуры. В большинстве случаев мы советуем использовать гибридную модель, при которой ключевые ИТ-сервисы (например, ERP-системы) резервируются в облачных хранилищах. Это позволяет компании продолжить работу без существенных перебоев в случае возникновения неполадок. «Горячий резерв» требует больших затрат, но обеспечивает возможность избежать даже заметных ИТ-инцидентов. «Теплый резерв» предполагает кратковременный перерыв в работе, продолжительность которого заранее определена.
ВАЖНО: При модернизации ИТ-систем, как и в любой другой сфере, не стоит придерживаться крайностей. Например, стремление к цифровизации исключительно с использованием собственного оборудования без облачных технологий может привести к значительным финансовым издержкам. Особенно учитывая необходимость регулярного обновления техники в процессе развития компании и неизбежное старение аппаратного обеспечения. Данный подход может быть обоснован только в случае строгих требований к защите информации. Однако не менее рискованно и обратное решение – размещение всех ключевых сервисов в облаке и полная зависимость от поставщиков услуг.
Обеспечение работоспособности ИТ-систем: управление ресурсами и минимизация рисков.
Даже самая совершенная ИТ-инфраструктура не сможет долго оставаться эффективной без технической поддержки. Нельзя придерживаться принципа реагирования на проблемы уже после их возникновения, поскольку такой подход может привести к неожиданным сбоям. Профессиональное ИТ-обслуживание бизнеса Необходимо двигаться в направлении управления ресурсами и рисками для предотвращения ИТ-инцидентов на ранней стадии, до их возникновения.
Оптимизация использования цифровых мощностей часто рассматривается компаниями лишь раз в год при составлении бюджета. Это нередко приводит к трудностям при внедрении новых ИТ-продуктов, поскольку каждый из них нуждается в выделении определенных ресурсов. Заказчику выгоднее приобретать готовые ИТ-решения, чем самостоятельно проводить соответствующий анализ, поскольку аутсорсер учитывает эти аспекты.
Цифровая трансформация способна повысить конкурентоспособность предприятий среднего бизнеса, но для этого она должна базироваться на стабильной и масштабируемой ИТ-инфраструктуре. Создание такой системы предполагает, в первую очередь, оценку текущих ресурсов (т.е. проведение ИТ-аудита) и разработку плана их модернизации, соответствующего стратегиям развития бизнеса. Обе эти задачи могут быть решены с помощью сервисной ИТ-компании, имеющей опыт работы с корпоративными заказчиками.